Umowa spedycji powinna określać przede wszystkim przesyłkę, zakres czynności spedytora oraz zasady wynagrodzenia. Zgodnie z art. 794 Kodeksu cywilnego spedytor zobowiązuje się za wynagrodzeniem do wysłania lub odbioru przesyłki albo wykonania innych usług związanych z jej przewozem. Umowa może być zawarta ustnie, pisemnie lub przez czynności konkludentne, jednak forma pisemna ułatwia późniejsze wykazanie ustaleń stron.
Co musi zawierać umowa spedycji?
Art. 794 Kodeksu cywilnego nie narzuca jednego wzoru dokumentu. Z treści umowy powinno jednak jasno wynikać, czego dotyczy zlecenie i jakie świadczenie ma wykonać spedytor. Bez tych ustaleń trudniej zakwalifikować stosunek prawny jako umowę spedycji.
W praktyce należy wskazać trzy podstawowe elementy:
- Przedmiot przesyłki – rodzaj, ilość, masa, wymiary, wartość oraz szczególne właściwości towaru, na przykład jego podatność na uszkodzenie lub konieczność zachowania określonej temperatury.
- Zakres usług – wysłanie albo odbiór przesyłki, znalezienie przewoźnika, przygotowanie dokumentów, przechowanie, załadunek, rozładunek lub inne czynności związane z organizacją przewozu.
- Wynagrodzenie – wysokość albo sposób obliczenia zapłaty, zasady zwrotu wydatków i ewentualne zaliczki na koszty przewozu.
W dokumencie warto również oznaczyć strony, miejsca załadunku i rozładunku, terminy, sposób przekazywania instrukcji, zasady kontaktu oraz odpowiedzialność za dokumenty i wydatki. Spedytor działa w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa, dlatego co do zasady powinien być przedsiębiorcą zajmującym się tego rodzaju usługami.
Obowiązki spedytora i zleceniodawcy
Zakres obowiązków zależy od treści konkretnego zlecenia. Sama nazwa dokumentu nie przesądza jeszcze o jego charakterze. Umowa powinna więc możliwie dokładnie opisywać czynności, które spedytor ma wykonać.
Do podstawowych obowiązków spedytora należą:
- zorganizowanie wysłania lub odbioru przesyłki zgodnie z instrukcjami zleceniodawcy,
- wybór przewoźnika lub innych podmiotów potrzebnych do wykonania zlecenia,
- przygotowanie, sprawdzenie albo przekazanie dokumentów związanych z przewozem,
- zachowanie należytej staranności i zabezpieczenie praw zleceniodawcy wobec przewoźnika lub kolejnego spedytora,
- przekazywanie informacji o istotnych zdarzeniach oraz rozliczenie wydatków poniesionych przy realizacji zlecenia.
Zleceniodawca powinien przekazać dane pozwalające prawidłowo zorganizować przewóz i ponosić uzgodnione koszty. Jego najważniejsze obowiązki obejmują:
- przekazanie prawdziwych i kompletnych informacji o przesyłce,
- udzielenie instrukcji dotyczących trasy, terminu, odbiorcy i sposobu obsługi towaru,
- zapłatę wynagrodzenia spedytora w uzgodnionym terminie,
- pokrycie zaakceptowanych wydatków oraz przekazanie wymaganej zaliczki,
- przekazanie dokumentów i informacji potrzebnych do wykonania zlecenia.
Spedytor może działać w imieniu własnym, czyli w ramach zastępstwa pośredniego, albo w imieniu zleceniodawcy, czyli w ramach zastępstwa bezpośredniego. Umowa powinna wskazywać, który model został przyjęty, zwłaszcza gdy spedytor zawiera umowę przewozu z innym przedsiębiorcą.
Umowa spedycji a umowa przewozu
Najważniejsza różnica dotyczy głównego zobowiązania. W umowie spedycji spedytor organizuje przewóz albo wykonuje czynności pomocnicze związane z jego realizacją. W umowie przewozu przewoźnik zobowiązuje się przede wszystkim do przemieszczenia rzeczy do oznaczonego miejsca.
| Cecha | Umowa spedycji | Umowa przewozu |
|---|---|---|
| Przedmiot świadczenia | Organizacja wysłania lub odbioru przesyłki oraz usługi związane z przewozem | Przewiezienie rzeczy lub osób za wynagrodzeniem |
| Rola podmiotu | Spedytor organizuje wykonanie przewozu, często korzystając z przewoźnika | Przewoźnik odpowiada za realizację świadczenia przewozowego |
| Główny cel | Zapewnienie fachowej obsługi i organizacji procesu przewozowego | Przemieszczenie przesyłki z punktu początkowego do miejsca przeznaczenia |
| Zakres odpowiedzialności | Dotyczy między innymi organizacji, wyboru podwykonawców i czynności objętych zleceniem | Dotyczy wykonania przewozu na zasadach właściwych dla tego rodzaju umowy |
O kwalifikacji umowy decyduje rzeczywista treść zobowiązania, a nie samo określenie stron lub dokumentu. Jeżeli podmiot przyjął zlecenie obejmujące wyłącznie przewóz, umowa może być umową przewozu także wtedy, gdy faktycznie posłużył się innym przewoźnikiem. Samo powierzenie przewozu podwykonawcy nie przesądza więc o istnieniu spedycji.
Odpowiedzialność spedytora i przedawnienie roszczeń
Spedytor odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z umowy. Może ponosić odpowiedzialność za przewoźnika albo innego spedytora, któremu powierzył realizację zlecenia, chyba że wykaże brak winy w wyborze tego podmiotu.
Art. 801 Kodeksu cywilnego ogranicza odszkodowanie za utratę, ubytek lub uszkodzenie przesyłki do jej zwykłej wartości, gdy szkoda powstała w czasie od przyjęcia przesyłki do chwili przekazania jej przewoźnikowi, innemu spedytorowi, zleceniodawcy albo wskazanemu odbiorcy. Ograniczenie nie działa w razie winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa. Przy przesyłkach szczególnie cennych znaczenie ma także przekazanie spedytorowi informacji o ich właściwościach przy zawieraniu umowy.
Jeżeli spedytor sam podejmuje się przewozu, stosuje się art. 800 Kodeksu cywilnego. W takim przypadku uzyskuje prawa i obowiązki przewoźnika, co może zmienić zakres jego odpowiedzialności.
Roszczenia wynikające z umowy spedycji co do zasady przedawniają się po roku. Przy uszkodzeniu lub ubytku termin liczy się od dnia dostarczenia przesyłki, przy jej całkowitej utracie albo opóźnieniu – od dnia, w którym powinna zostać dostarczona, a w pozostałych przypadkach od dnia wykonania zlecenia.
Najbezpieczniej sporządzić umowę na piśmie i opisać w niej nie tylko sam przewóz, lecz także wszystkie czynności organizacyjne, dokumentacyjne i pomocnicze. To ogranicza ryzyko sporu o to, czy strony zawarły umowę spedycji, czy umowę przewozu.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku umów dotyczących przesyłek o znacznej wartości lub skomplikowanych relacji z przewoźnikami warto skonsultować treść dokumentu z prawnikiem.
