Zlecenie spedycyjne powinno określać strony umowy, dokładny opis ładunku, miejsca i terminy załadunku oraz rozładunku, zakres usług, warunki finansowe, zasady odpowiedzialności i wymagania szczególne, takie jak ADR, temperatura przewozu czy ubezpieczenie cargo. Nie ma jednego ustawowego formularza tego dokumentu, ale forma pisemna lub elektroniczna ułatwia wykazanie, co dokładnie uzgodniły strony. Zlecenie spedycyjne jest umową spedycji regulowaną w szczególności przez art. 794–804 Kodeksu cywilnego.
Czym jest zlecenie spedycyjne?
Zlecenie spedycyjne to umowa, na podstawie której zleceniodawca powierza spedytorowi organizację przewozu i czynności z nim związanych. Spedytor może zajmować się między innymi wyborem przewoźnika, planowaniem trasy, koordynacją załadunku i rozładunku, przygotowaniem dokumentów, obsługą formalności celnych albo organizacją ubezpieczenia.
Przepisy nie wymagają co do zasady szczególnej formy takiej umowy. Ustalenia ustne mogą być wiążące, ale w razie sporu trudniej udowodnić ich treść. Dlatego dokument powinien zostać przygotowany na piśmie lub w formie elektronicznej i zaakceptowany przez obie strony. Precyzyjne dane ograniczają ryzyko błędnego doboru pojazdu, opóźnień, dodatkowych kosztów i sporów o zakres usługi.
Jakie informacje powinno zawierać zlecenie spedycyjne?
Przed wysłaniem dokumentu sprawdź, czy zawiera poniższe grupy informacji:
- Strony umowy – pełne nazwy firm, adresy siedzib, NIP, numer EORI, osoby kontaktowe, numery telefonów i adresy e-mail.
- Ładunek – rodzaj towaru, liczba sztuk, rodzaj opakowania, waga netto i brutto, wymiary, objętość oraz wartość przesyłki.
- Wymagania dotyczące towaru – informacja, czy ładunek jest niebezpieczny w rozumieniu ADR, wymagana temperatura, sposób mocowania, piętrowania lub zabezpieczenia oraz inne właściwości wpływające na przewóz.
- Załadunek i rozładunek – dokładne adresy, dane osób odpowiedzialnych, godziny pracy obiektów, terminy lub przedziały czasowe oraz zasady awizacji.
- Zakres usługi – rodzaj transportu, wybór środka transportu, przeładunki, magazynowanie, odprawy celne, przygotowanie dokumentów i ewentualna obsługa dostaw częściowych.
- Warunki handlowe – zastosowana reguła Incoterms wraz z konkretnym miejscem i wskazaniem wersji reguł, jeżeli strony posługują się nią w kontrakcie.
- Finanse – wynagrodzenie spedytora, waluta, termin i sposób płatności, zasady rozliczania opłat dodatkowych oraz ewentualne kary umowne.
- Ubezpieczenie i odpowiedzialność – informacja o ubezpieczeniu cargo, wymaganym zakresie ochrony, limitach odpowiedzialności oraz sposobie postępowania w razie szkody.
Przy towarach niebezpiecznych sam ogólny zapis „ADR” może być niewystarczający. Należy przekazać dane wymagane dla konkretnego ładunku, w tym informacje potrzebne do jego prawidłowego oznakowania, zapakowania i przewozu. Przy dostawach częściowych warto wyraźnie zaznaczyć, czy są dopuszczalne oraz jak mają być dokumentowane.
Zlecenie spedycyjne a zlecenie transportowe – czym się różnią?
Najważniejsza różnica dotyczy zakresu zobowiązania. Zlecenie spedycyjne obejmuje organizację i koordynację przewozu, natomiast zlecenie transportowe dotyczy bezpośredniego wykonania przewozu przez przewoźnika. Nazwa dokumentu nie zawsze jednak przesądza o jego charakterze. Decyduje przede wszystkim rzeczywista treść ustaleń i przyjęte obowiązki.
| Cecha | Zlecenie spedycyjne | Zlecenie transportowe |
|---|---|---|
| Zakres usług | Organizacja, planowanie i koordynacja przewozu, a także uzgodnione czynności dodatkowe. | Fizyczne przemieszczenie ładunku z miejsca załadunku do miejsca dostawy. |
| Rola wykonawcy | Spedytor organizuje usługę i może angażować przewoźników. | Przewoźnik wykonuje przewóz własnym pojazdem lub w ramach przyjętego zobowiązania przewozowego. |
| Odpowiedzialność | Co do zasady dotyczy prawidłowego wykonania czynności spedycyjnych, w tym wyboru i organizacji usługi z należytą starannością. | Obejmuje wykonanie przewozu oraz odpowiedzialność za ładunek na zasadach właściwych dla przewoźnika. |
| Ubezpieczenie | OC spedytora nie musi obejmować szkód objętych zakresem OC przewoźnika. | Przewoźnik powinien mieć ochronę odpowiadającą odpowiedzialności związanej z wykonywaniem przewozu. |
Spedytor może sam wykonać przewóz. Wtedy nie działa wyłącznie jako organizator, lecz przejmuje także obowiązki przewoźnika. Podobne ryzyko pojawia się, gdy treść przyjętego zlecenia w praktyce zobowiązuje firmę spedycyjną do przewiezienia towaru, a nie tylko do zorganizowania tej usługi.
Przed akceptacją zlecenia sprawdź, czy zakres ubezpieczenia odpowiada rzeczywistej roli wykonawcy. OC spedytora i OC przewoźnika nie są automatycznie tym samym rodzajem ochrony.
Co jeszcze ustalić przed wysłaniem dokumentu?
Reguła Incoterms wpływa na podział kosztów, obowiązków i ryzyka między sprzedającym a kupującym. W zleceniu warto podać nie tylko skrót reguły, lecz także konkretne miejsce dostawy i wersję zastosowanych reguł. Dzięki temu łatwiej ustalić, kto organizuje poszczególny odcinek przewozu, ponosi opłaty i odpowiada za formalności.
Ubezpieczenie cargo należy opisać osobno. Nie wynika ono automatycznie z samego zlecenia spedycyjnego. Dokument powinien wskazywać, czy ubezpieczenie ma zostać zawarte, kto je organizuje, jaka jest wartość ubezpieczanego towaru oraz jakie ryzyka i limity obejmuje ochrona.
Przed wysłaniem zlecenia wykonaj krótką kontrolę dokumentu:
- Porównaj dane stron i adresy z dokumentami kontrahentów.
- Sprawdź, czy opis ładunku odpowiada rzeczywistej przesyłce, w tym jej wadze, wymiarom, wartości i wymaganiom ADR.
- Zweryfikuj terminy, adresy, godziny awizacji oraz możliwość dostaw częściowych.
- Potwierdź zakres usługi, regułę Incoterms, ubezpieczenie, stawkę i opłaty dodatkowe.
- Uzyskaj pisemną lub elektroniczną akceptację wszystkich uzgodnień i zachowaj dokument wraz z załącznikami.
Dobrze przygotowane zlecenie spedycyjne powinno pozwalać jednoznacznie ustalić, kto, co, gdzie, kiedy i za jaką kwotę ma zrobić oraz za jakie ryzyka odpowiada. Taka forma chroni interes zleceniodawcy i pomaga spedytorowi prawidłowo zorganizować przewóz.
