Poniżej znajdziesz gotowy wzór zlecenia spedycyjnego w formatach DOCX i PDF. Dokument warto dostosować do rodzaju ładunku, trasy oraz zakresu odpowiedzialności spedytora. Zlecenie spedycyjne jest umową spedycji, a forma pisemna lub elektroniczna ułatwia późniejsze wykazanie ustaleń i dochodzenie roszczeń.
Wzór do pobrania:
Co to jest zlecenie spedycyjne?
Zlecenie spedycyjne potwierdza zawarcie umowy między zleceniodawcą a spedytorem. Jego przedmiotem jest organizacja przewozu, a niekoniecznie osobiste wykonanie transportu. Spedytor może między innymi wybrać przewoźnika, przygotować dokumenty, nadzorować przebieg przewozu, zorganizować przeładunek lub składowanie.
Umowa spedycji jest uregulowana w art. 794–804 Kodeksu cywilnego. Przepisy nie wymagają co do zasady formy pisemnej pod rygorem nieważności. Ustne ustalenia mogą być wiążące, ale w razie sporu trudniej udowodnić ich treść. Dokument podpisany tradycyjnie albo zaakceptowany elektronicznie porządkuje zakres usługi, wynagrodzenie, terminy i odpowiedzialność stron.
Co powinno zawierać zlecenie spedycyjne?
Kodeks cywilny nie narzuca jednego urzędowego formularza. Dokument powinien jednak opisywać wszystkie ustalenia, które mogą mieć znaczenie przy realizacji przewozu lub rozliczeniu usługi. W szczególności należy uwzględnić:
- Dane stron – pełne nazwy albo imiona i nazwiska, adresy, numery NIP lub inne właściwe identyfikatory, a także dane kontaktowe.
- Przedmiot zlecenia – zakres czynności spedytora, na przykład wybór przewoźnika, organizacja odprawy, składowanie, przeładunek lub nadzór nad dostawą.
- Specyfikację ładunku – rodzaj towaru, liczbę sztuk lub palet, wagę, objętość, wartość oraz informację o cechach niebezpiecznych.
- Dane załadunku i rozładunku – adresy, daty, godziny lub okna czasowe, dane osób kontaktowych oraz wymagania dotyczące pojazdu.
- Warunki finansowe – wynagrodzenie, walutę, termin płatności, koszty dodatkowe i zasady rozliczenia postoju.
- Wymagania dotyczące zabezpieczenia – sposób pakowania, mocowania, temperaturę przewozu lub inne warunki istotne dla danego ładunku.
- Informacje o odpowiedzialności – zakres obowiązków spedytora, zasady informowania o opóźnieniach, kary umowne i procedurę zgłaszania szkód.
- Wymagania ubezpieczeniowe – rodzaj polisy OCP, zakres terytorialny oraz minimalną sumę ubezpieczenia, jeżeli jest wymagana.
Przy towarach niebezpiecznych, wysokowartościowych albo wymagających przeładunku ogólny opis może nie wystarczyć. W takich przypadkach trzeba wpisać dodatkowe instrukcje i jasno wskazać, kto odpowiada za ich przekazanie przewoźnikowi.
Zlecenie spedycyjne a transportowe – jaka jest różnica?
Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy dokument nazwany „spedycyjnym” w rzeczywistości nakłada na wykonawcę obowiązek przewiezienia ładunku własnym lub pozostającym w jego dyspozycji pojazdem. Spedytor organizuje przewóz, natomiast przewoźnik zobowiązuje się go wykonać. O kwalifikacji decyduje przede wszystkim treść ustaleń, a nie sam tytuł dokumentu.
| Cecha | Zlecenie spedycyjne | Zlecenie transportowe |
|---|---|---|
| Zakres usługi | Organizacja, planowanie i koordynacja przewozu, często także czynności dodatkowe | Przewiezienie ładunku z określonego miejsca do miejsca przeznaczenia |
| Rola wykonawcy | Spedytor dobiera i organizuje wykonanie przewozu | Przewoźnik odpowiada za wykonanie przewozu |
| Podstawa prawna | Umowa spedycji, art. 794–804 Kodeksu cywilnego | Umowa przewozu, z uwzględnieniem właściwych przepisów krajowych lub międzynarodowych |
| Ubezpieczenie | Znaczenie ma zakres ubezpieczenia odpowiedzialności spedytora | Potrzebne jest ubezpieczenie przewoźnika, zwykle OCP przewoźnika |
Jeżeli spedytor przyjmuje zobowiązanie typowe dla przewoźnika, może ponosić odpowiedzialność jak przewoźnik. Sama polisa spedytora nie musi obejmować takiego ryzyka. Przed zaakceptowaniem dokumentu trzeba więc sprawdzić, czy treść zlecenia odpowiada zakresowi posiadanego OCP. W transporcie międzynarodowym należy też uwzględnić Konwencję CMR, ale zlecenie i list przewozowy CMR pozostają odrębnymi dokumentami.
Jak wypełnić zlecenie spedycyjne krok po kroku?
Przed wysłaniem dokumentu do kontrahenta przejdź przez następujące czynności:
- Ustal zakres usługi – zapisz, czy spedytor ma tylko zorganizować przewóz, czy także przygotować dokumenty, ubezpieczenie, odprawę, przeładunek albo składowanie.
- Zweryfikuj dane kontrahenta – porównaj nazwę, adres, numer NIP i dane kontaktowe z dokumentami rejestrowymi lub wcześniejszymi ustaleniami.
- Opisz ładunek i trasę – wpisz parametry towaru, miejsca, terminy, wymagany pojazd oraz szczególne warunki obsługi.
- Ustal pieniądze i odpowiedzialność – określ wynagrodzenie, termin płatności, koszty dodatkowe, kary umowne i zasady postępowania przy opóźnieniu lub szkodzie.
- Sprawdź ubezpieczenie – potwierdź zakres OCP, sumę ubezpieczenia, terytorium ochrony oraz wyłączenia odnoszące się do danego ładunku.
- Uzyskaj akceptację – zachowaj podpis, podpis elektroniczny albo jednoznaczną akceptację e-mailową wraz z załączoną wersją dokumentu.
Sprawdź przed wysłaniem zlecenia
Ostateczna kontrola powinna obejmować co najmniej następujące punkty:
- Czy dokument zawiera pełne dane zleceniodawcy i spedytora?
- Czy opisano rodzaj, ilość, wagę i wartość ładunku?
- Czy wskazano miejsca oraz terminy załadunku i rozładunku?
- Czy wpisano stawkę, walutę i termin płatności?
- Czy zakres usługi nie zmienia spedytora w przewoźnika?
- Czy polisa OCP obejmuje konkretną trasę, ładunek i zakres odpowiedzialności?
- Czy ustalono zasady kar, postoju, przeładunku i dalszego podzlecenia?
- Czy obie strony mają potwierdzoną, identyczną wersję dokumentu?
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej ani analizy warunków polisy ubezpieczeniowej. Przy ładunkach wysokowartościowych, niebezpiecznych lub przy sporze dotyczącym odpowiedzialności warto skonsultować dokument z prawnikiem albo brokerem ubezpieczeniowym.
