Przewóz na potrzeby własne pojazdem o DMC powyżej 3,5 t do 7,5 t wymaga zaświadczenia wydanego przez starostę oraz rejestrowania czasu pracy kierowcy za pomocą tachografu. Zwolnienie z tych obowiązków dotyczy przewozu niehandlowego, czyli prywatnego i całkowicie niezwiązanego z działalnością gospodarczą.
Przewóz na potrzeby własne do 7,5 t – jakie są obowiązki?
Przewóz na potrzeby własne jest niezarobkowym przewozem wykonywanym przez przedsiębiorcę pomocniczo wobec jego podstawowej działalności. Może obejmować transport własnych towarów, maszyn, narzędzi, materiałów lub pracowników. Nie jest przy tym konieczne prowadzenie firmy transportowej. Wystarczy, że przejazd pozostaje związany z działalnością gospodarczą.
W przypadku pojazdu albo zespołu pojazdów o DMC przekraczającej 3,5 t i nieprzekraczającej 7,5 t przedsiębiorca powinien mieć zaświadczenie na przewozy na potrzeby własne, a w pojeździe musi znajdować się wypis z tego dokumentu. Czas prowadzenia pojazdu i aktywność kierowcy trzeba rejestrować zgodnie z zasadami wynikającymi z Rozporządzenia (WE) nr 561/2006 oraz przepisów o tachografach.
Przewóz na potrzeby własne a przewóz niehandlowy
Te pojęcia nie oznaczają tego samego. Ustawa o transporcie drogowym posługuje się określeniem „niezarobkowy przewóz drogowy” jako synonimem przewozu na potrzeby własne. Z kolei „przewóz niehandlowy” w rozumieniu przepisów unijnych oznacza przejazd prywatny, który nie ma związku z działalnością zawodową ani gospodarczą.
| Cecha | Przewóz na potrzeby własne | Przewóz niehandlowy, prywatny |
|---|---|---|
| Związek z firmą | Jest wykonywany przez przedsiębiorcę lub jego pracowników i służy działalności firmy. | Nie ma związku z działalnością gospodarczą ani zawodową. |
| Zaświadczenie | Jest wymagane przy krajowym przewozie pojazdem o DMC powyżej 3,5 t, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach. | Nie jest wymagane jako dokument związany z przewozem na potrzeby własne. |
| Tachograf | Przy pojeździe powyżej 3,5 t należy rejestrować czas pracy i aktywność kierowcy. | Możliwe jest zastosowanie wyłączenia dotyczącego niehandlowego przewozu rzeczy do 7,5 t. |
Przykładowo, przewóz mebli podczas prywatnej przeprowadzki może być przewozem niehandlowym. Jeżeli jednak samochód przewozi materiały, narzędzia albo towary związane z firmą, przejazd należy oceniać jako przewóz na potrzeby własne. Sama deklaracja kierowcy, że w danym momencie jedzie prywatnie, nie zmienia charakteru przewozu, jeśli jego rzeczywisty cel pozostaje związany z działalnością gospodarczą.
Przewóz na potrzeby własne wykonywany pomocniczo do działalności firmy nie korzysta z wyłączenia przewidzianego dla prywatnego przewozu niehandlowego, nawet gdy DMC pojazdu nie przekracza 7,5 t.
Jak uzyskać zaświadczenie w starostwie?
Wniosek składa się do starosty właściwego dla siedziby przedsiębiorcy. Jeżeli firma ma siedzibę w mieście na prawach powiatu, właściwy jest prezydent miasta. Sprawę można załatwić osobiście, listownie albo elektronicznie, jeśli urząd udostępnia taką możliwość.
Do wniosku zwykle dołącza się następujące dokumenty:
- Wykaz pojazdów – z marką, typem, przeznaczeniem, numerem rejestracyjnym, numerem VIN i informacją o tytule prawnym do dysponowania pojazdem.
- Oświadczenie o zamiarze zatrudnienia kierowców spełniających wymagania ustawowe.
- Dowód wniesienia opłaty za wydanie zaświadczenia i wypisów.
- Pełnomocnictwo oraz potwierdzenie opłaty skarbowej, jeżeli przedsiębiorca działa przez pełnomocnika.
Procedura przebiega w kilku etapach:
- Złóż wniosek wraz z wykazem pojazdów i wymaganymi załącznikami.
- Uzupełnij braki formalne, jeśli urząd wezwie do ich usunięcia. Na poprawki urząd wyznacza co najmniej 7 dni.
- Odbierz zaświadczenie oraz wypisy przeznaczone dla poszczególnych pojazdów.
- Umieść właściwy wypis w każdym zgłoszonym pojeździe i okazuj go podczas kontroli na żądanie uprawnionego organu.
Zaświadczenie jest wydawane bezterminowo, ale dotyczy konkretnych pojazdów wskazanych w dokumentacji i można się nim posługiwać na terytorium Polski. Opłata za wydanie zaświadczenia wynosi 500 zł, a za każdy wypis 100 zł. Stawki mogą wymagać sprawdzenia w urzędzie przed złożeniem wniosku, ponieważ opłaty administracyjne są informacją zależną od aktualnego stanu prawnego.
Wymogi dotyczące kierowcy i pojazdu
Zaświadczenie nie zastępuje wymagań odnoszących się do kierowcy. Przy przewozie wykonywanym w ramach działalności gospodarczej przedsiębiorca musi zapewnić, aby kierowca miał wymagane uprawnienia oraz spełniał warunki zdrowotne, psychologiczne i kwalifikacyjne przewidziane dla danego rodzaju przewozu.
Najważniejsze obowiązki obejmują:
- Kierowca musi posiadać prawo jazdy właściwe dla prowadzonego pojazdu.
- Muszą istnieć wymagane badania lekarskie i psychologiczne, bez przeciwwskazań do pracy na stanowisku kierowcy.
- W zależności od rodzaju pojazdu i przewozu kierowca powinien mieć kwalifikację wstępną albo ukończone szkolenie okresowe, jeśli przepisy nakładają taki obowiązek.
- Czas prowadzenia pojazdu, przerwy, odpoczynki i pozostałą aktywność należy rejestrować przy użyciu tachografu, gdy przewóz podlega tym regulacjom.
- W pojeździe powinien znajdować się wypis z zaświadczenia odpowiadający konkretnemu pojazdowi.
- Dokumenty związane z przewozem należy przechowywać przez rok od zakończenia przewozu lub zaprzestania jego wykonywania.
Na co uważać przy kontroli?
Najczęstszy błąd polega na uznaniu, że każdy przewóz niezarobkowy jest prywatnym przewozem niehandlowym. Jeżeli przejazd służy firmie, przewożone rzeczy są związane z jej działalnością albo kierowca wykonuje zadania służbowe, zastosowanie ma reżim przewozu na potrzeby własne.
Brak wymaganej rejestracji czasu pracy może skutkować sankcją pieniężną. W materiałach dotyczących tego naruszenia wskazywana jest kara 5000 zł. Znaczenie ma również posiadanie wypisu w pojeździe oraz zgodność rzeczywistego przewozu z zakresem zgłoszonym w zaświadczeniu. Wykonywanie przewozu niezgodnie z dokumentem może prowadzić do stwierdzenia jego nieważności.
Jeżeli pojazd o DMC do 7,5 t ma służyć firmie do przewozu własnych materiałów, towarów lub pracowników, należy przyjąć, że potrzebne są zarówno zaświadczenie, jak i tachograf. Wyłączenie dla przewozu niehandlowego dotyczy wyłącznie przejazdu prywatnego, niezwiązanego nawet pośrednio z działalnością gospodarczą.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy konkretnego stanu faktycznego ani porady prawnej. Przy wątpliwościach dotyczących klasyfikacji przewozu, dokumentów lub obowiązków kierowcy sprawę warto skonsultować z właściwym organem albo specjalistą w zakresie transportu drogowego.
