Dowód dostawy to dokument potwierdzający fizyczne przekazanie towaru od dostawcy do odbiorcy. Pozwala sprawdzić, czy zamówienie dotarło w odpowiedniej ilości i stanie, a podpis odbiorcy pomaga rozstrzygać ewentualne spory.
Czym jest dowód dostawy?
Dowód dostawy pełni funkcję logistycznego potwierdzenia wydania i odebrania towaru. Odbiorca może na jego podstawie porównać zawartość przesyłki z zamówieniem, a nadawca zyskuje potwierdzenie, że towary zostały przekazane pod wskazany adres.
Przed podpisaniem dokumentu warto sprawdzić liczbę opakowań, rodzaj produktów oraz ich widoczny stan. Jeżeli brakuje towaru albo przesyłka jest uszkodzona, informację można odnotować przy potwierdzeniu odbioru. Podpis osoby przyjmującej zamyka zasadniczy etap procesu dostawy.
Jakie informacje powinien zawierać dowód dostawy?
Dokument powinien umożliwiać jednoznaczne ustalenie, kto, kiedy i co przekazał. Najczęściej umieszcza się na nim:
- datę wystawienia lub dostawy, która wskazuje moment realizacji przekazania towaru,
- numer dokumentu ułatwiający jego późniejsze odszukanie,
- dane nadawcy i odbiorcy, w tym nazwy oraz adresy stron,
- wykaz dostarczonych towarów z nazwą, ilością i jednostką miary,
- podpis osoby wydającej i osoby odbierającej, potwierdzający przekazanie oraz przyjęcie towaru.
W zależności od stosowanego wzoru mogą pojawić się także informacje o miejscu dostawy, numerze zamówienia, rodzaju transportu lub uwagach dotyczących braków i uszkodzeń. Nie zmienia to podstawowej funkcji dokumentu, czyli potwierdzenia zgodności dostawy z ustaleniami.
Dowód dostawy a WZ i faktura
Dowód dostawy nie jest fakturą ani innym dokumentem podatkowym. Potwierdza wykonanie czynności logistycznej, natomiast faktura dokumentuje sprzedaż i zawiera dane potrzebne do rozliczeń podatkowych. W wielu firmach dowód dostawy stanowi podstawę do późniejszego wystawienia faktury.
W praktyce dowód dostawy bywa utożsamiany z dokumentem WZ, czyli dokumentem wydania zewnętrznego. Terminy te często są używane zamiennie, ale WZ jest silniej związany z ewidencją magazynową i wydaniem towaru z magazynu. Dowód dostawy koncentruje się przede wszystkim na potwierdzeniu, że przesyłka faktycznie trafiła do odbiorcy.
Dobrze wypełniony dokument, zwłaszcza z podpisem odbiorcy i opisem ewentualnych niezgodności, ułatwia kontrolę dostaw oraz ogranicza ryzyko sporów między stronami.
